Trabajo post-covid: Consejos para convertir su empresa con políticas para «Trabajar desde cualquier lugar»

Por Rebecca Grattan, Chief People and Culture Officer para Avast

Con la llegada de la segunda ola de COVID-19 a México y el anuncio de nuevas restricciones impuestas a la circulación en el país, muchas empresas, una vez más, se enfrentan a desafíos para adaptarse cuando trabajan desde casa.

El último año nos ha desafiado de maneras que nunca esperábamos, no sólo en la forma en que interactuamos con los demás en casa y en el trabajo, sino también ha desafiado comportamientos, valores e ideas preconcebidas extremadamente interiorizadas. Este año mostró cuán estrictamente nuestra existencia en la vida real está entrelazada con la vida en Internet, y reveló la necesidad de emplear formas de trabajo más simples y flexibles que tienen en cuenta ambas realidades. Ha llegado el momento de que las empresas que quieren mejorar tanto la experiencia de sus empleados como la de sus clientes se replanteen la forma en que trabajan y el estilo de vida que inherentemente lo acompaña, para que se satisfagan las necesidades y aspiraciones de los empleados de todo el mundo.

A lo largo de 2020, varias empresas aprovecharon esta oportunidad para pensar en lo que podían hacer de manera diferente en el futuro. Este fue sin duda el caso de Avast, que decidió reformar por completo su esquema de trabajo y su entorno, e introdujo un nuevo concepto de flexibilidad de vida para sus empleados.

Desde enero de 2021, los empleados de Avast, «Avastianos», ahora tienen oficialmente la opción de trabajar desde cualquier lugar, en el horario que prefieran en vez de hacerlo por una cantidad fija de horas. Bajo un contrato de trabajo desde cualquier lugar, los empleados pueden, por ejemplo, elegir trabajar desde casa, desde un café, desde un país diferente u otro lugar de su preferencia, o, cuando acabe la cuarentena, desde la oficina. Avast ha equipado a sus empleados con todo lo necesario para trabajar de forma segura desde cualquier lugar. El 42% de los empleados de Avast ya ha elegido esta oportunidad de trabajar «desde cualquier lugar», lo que demuestra que hay un gran interés en recibir más flexibilidad de parte de los empleadores.

Aunque este es nuestro caso, considero que lo mismo es cierto para profesionales de todo el mundo. Entonces, ¿cómo pueden las empresas proporcionar esta flexibilidad sin sentir que están perdiendo el control sobre el rendimiento y desempeño de sus empleados?

Permita que los empleados gestionen su horario de trabajo diario 

Si su industria y el tipo de tareas lo permiten, permita a los empleados gestionar su horario de trabajo diario de acuerdo con sus necesidades personales, por ejemplo:

• Cambiar la hora de inicio y finalización diarios del trabajo, comenzando su día de trabajo más tarde o terminando antes de lo habitual.
• Tomarse un tiempo para asistir a citas personales durante el día.
• Trabajar por la noche o los fines de semana y tomarse un tiempo libre durante la semana.
• Tomar una tarde de descanso regular para asistir a un programa de capacitación u otra actividad.
• Terminar temprano o comenzar tarde por razones de cuidado de seres queridos y completar el trabajo en otro momento.
• Trabajar horas comprimidas durante un número menor de días laborales para permitir horas de trabajo más cortas en los días restantes. 

Considere permitir el esquema de trabajo desde cualquier lugar y proporcione a los empleados todo lo que puedan necesitar

Si el tipo de trabajo lo permite, considere darle a sus empleados la opción de trabajar en la oficina o de forma remota. La elección del trabajo en la oficina no tiene que excluir la posibilidad de trabajar desde casa de vez en cuando si es necesario. Pero, en ambos casos, las empresas deben asegurarse de que los empleados tengan todo lo necesario para hacer su trabajo de forma adecuada, segura y cómoda.

Si alguien decide trabajar desde la oficina, los empleados deben garantizar que cada empleado tenga un lugar de trabajo individual. Y si un empleado elige trabajar de forma remota, debe asegurarse de que esa persona tenga todo lo que necesita para trabajar desde casa. Por ejemplo, proporcionarles un ordenador portátil, monitor, y otros equipos necesarios, incluyendo una silla ergonómica y un escritorio que se pueda instalar en cualquier lugar conveniente de su hogar.

Además, las compañías deben garantizar la seguridad de sus redes y sistemas, así como el acceso seguro a los servidores y archivos de la empresa, independientemente de dónde trabajen los empleados. 

Evaluar los resultados y el rendimiento, fomentar la autonomía y el sentido de responsabilidad 

Más libertad para elegir cuándo y cómo hacer su trabajo no significa que las necesidades de los clientes o socios sean ignoradas. La contribución de cada empleado a las actividades de la empresa no debe evaluarse en términos del número de horas de trabajo, sino con base en logros y resultados sobre un conjunto específico de tareas y metas individuales previamente acordadas.

Los nuevos mecanismos de trabajo deben ir acompañados de responsabilidad personal para que cada empleado trabaje eficazmente, sin defraudar a sus colegas y garantizando la prestación de servicios de calidad a nuestros clientes. Para ello, en Avast, introdujimos cinco principios de trabajo, que regulan las actividades de todos los empleados y que recomendamos a todas las empresas que lo apliquen:

• Fomentar formas de trabajo maduras y adultas (basadas en la confianza mutua y la comunicación transparente y abierta).
• Responsabilizarse mutuamente (esto va en ambos sentidos, en términos de empleados, jefes y liderazgo).
• Promover un entorno centrado en los logros, no centrado en productos o tareas realizadas.
• Fomentar a todos a comportarse de forma autónoma.
• Trabajar eficazmente de manera asíncrona.

La clave es encontrar el equilibrio adecuado entre libertad y responsabilidad, responsabilidad con nuestros compañeros de equipo, colegas y clientes. Aquí es donde entra en juego el sentido común, la confianza mutua y el respeto.

Repensar y reutilizar los espacios de oficina 

Por el momento las oficinas de Avast permanecen cerradas, de acuerdo con las regulaciones y recomendaciones locales para preservar la seguridad de nuestros empleados. Pero a medida que vemos que la situación epidemiológica mejora en la mayoría de nuestras ubicaciones, hemos estado replanteando cómo reutilizar nuestras oficinas para proporcionar un ambiente de trabajo seguro en el futuro.

Los protocolos Covid-19 han creado la necesidad de repensar los espacios de oficina, crear entornos de distancia segura y, en última instancia, desarrollar nuevas dinámicas de trabajo. Las empresas deben echar un nuevo vistazo a cuánto y dónde se requiere espacio, y cómo fomentar la colaboración, la productividad, la cultura y la experiencia laboral.

Además de los lugares de trabajo físicamente distanciados, las empresas también deben proporcionar espacios o salas de reuniones especiales para discusiones, reuniones y otras actividades conjuntas. No sólo para aquellos que trabajan desde la oficina, sino para aquellos que están trabajando en casa la mayor parte del tiempo, pero que de vez en cuando puedan venir para reuniones de equipo.

Las organizaciones deben crear espacios de trabajo diseñados específicamente para admitir los tipos de interacciones que no pueden producirse de forma remota. Nuestro trabajo como empresas es crear un entorno seguro donde las personas puedan disfrutar de su trabajo, colaborar con colegas y alcanzar los objetivos de la organización.

Si bien los nuevos esquemas de «Trabajar desde cualquier lugar» pueden ser desafiantes en términos de procesos legales, infraestructura de oficinas y estilo de trabajo en sí, trae a las empresas grandes ventajas. Los empleados ganan más agilidad, mayor flexibilidad y más opciones para elegir cuándo se trata de cuándo, dónde y cómo trabajan. Es un enfoque diseñado para permitir a las personas dar lo mejor de sí en el trabajo y desarrollar sus carreras en armonía con sus vidas personales, ambiciones y sueños.