CÓMO ASEGURAR QUE TUS PROVEEDORES EMITIRÁN Y ENVIARÁN CORRECTAMENTE TUS FACTURAS

por Rafael Soto, CEO de Box Factura

Por diferentes motivos, algunos proveedores de productos y servicios no envían correctamente sus comprobantes fiscales. En algunos casos, esto puede ser atribuido a la mala fe pero es justo reconocer que en la mayoría de los casos se trata de equivocaciones u omisiones, ejemplos hay muchos: se traspapelaron los documentos, se escribió mal el correo electrónico, no se desglosaron adecuadamente los conceptos, etc.

De acuerdo con una encuesta realizada por Box Factura entre más de 1000 PyMEs y emprendedores, los errores más comunes que los proveedores comenten son:

• No revisar bien antes de enviar: Los expertos dicen que hay que revisar 3 veces las facturas antes de mandarlas para atajar posibles faltas de ortografía, verificar que la moneda para el pago sea la correcta y cerciorarse de que no hay omisiones de información. (Afortunadamente muchos de estos problemas son cosa del pasado gracias a que la tecnología nos ayuda a evitarlos automáticamente).
• Errores al capturar la clave de producto o servicio: Esta falla es muy común, gracias a que existen más de 52 mil claves de productos o servicios en los catálogos oficiales del SAT, cada proveedor debe señalar la clave que corresponda al producto o servicios que está ofreciendo.
• No especificar la forma de pago: En los casos en que se emite un CFDI, no se recibe el pago de inmediato y no se conoce la forma de pago, es necesario especificar “pago por definir”. Cuando sí se conoce, es necesario consignar si será “en efectivo”, por “tarjeta de crédito” o “tarjeta de débito”, “transferencia electrónica” o cualquier otra forma.
• Omitir el método de pago: Al emitir un CFDI, es un requisito indispensable indicar cómo se efectuó el pago, hay dos opciones: pagar en una sola exhibición (PUE), al momento de emitir la factura, o Pago en Parcialidades o Diferido (PPD), en caso de que el pago de la contraprestación no se realice al momento de la emisión de la factura.
• Errores al especificar el uso del CFDI: Otro error típico es dejar como “por definir” el campo correspondiente al uso del comprobante fiscal. Siempre se puede recurrir a la categoría “gastos en general” a menos que se trate de otra finalidad como como “gastos médicos por incapacidad o discapacidad”, “honorarios médicos”, etc.

Para evitar consecuencias y sanciones por parte del SAT, tanto para ti como para tus proveedores  lo más conveniente es contar con una plataforma tecnológica especializada que ayude a minimizar las omisiones y los errores en la expedición de comprobantes fiscales.

Por ello, Box Factura comparte contigo las siguientes recomendaciones:

• Siempre carga tu cédula fiscal: Es básico tener los datos impresos y traerlos en la cartera o la bolsa. No te olvides de incluir tu correo electrónico.
• Pregunta si la facturación es por internet: Muchas empresas importantes ofrecen la opción de facturar a través de su portal. Este método usualmente es menos propenso a errores y más práctico. Sólo asegúrate de revisar en cuánto tiempo estará tu ticket disponible para facturar, cuántos días tienes para emitir la factura y si el ticket expira a final de mes.
• Conserva tu ticket: El punto más importante; conserva el comprobante de compra, asegúrate que tenga los datos de contacto, el nombre del negocio, el monto, el número de operación. Así será más sencillo cualquier aclaración.
• Solicita la factura impresa: Aún mejor, para asegurar la emisión y envío de tu factura, solicítala impresa. Dependiendo de si tienes suficiente tiempo y cuántos minutos tarden en entregarla, esta opción puede ser menos viable.
• Utilizar una plataforma dedicada a la recepción de facturas: A veces el CFDI o el XML es una caja negra que no todas las empresas pueden entender al 100%, suele ser un tema complicado para muchos empresarios, pero con ayuda de la tecnología o una plataforma como Box Factura, no tiene porqué ser un dolor de cabeza tener las facturas en orden y eliminar el estrés adicional que se origina al lidiar con los detalles de la contabilidad.

La tecnología ya existe, aprovéchala a tu favor: de esta manera podrás enfocarte en lo verdaderamente importante: hacer crecer tu negocio.